전자 통신: 큰 장점에는 큰 위험이 따른다

오늘날 기업 전반에서 Slack, Zoom 및 WhatsApp과 같은 전자 커뮤니케이션 채널은 비즈니스 커뮤니케이션에 혁신을 가져왔으며 비즈니스 연속성, 협업 및 원격 작업에 필수적인 요소가 되었습니다. 많은 조직에 편리하고 필요하지만 우리가 의사 소통하는 방식의 이러한 대대적인 변화는 심각한 데이터 유출과 쇠약한 벌금을 초래할 수 있는 규정 준수 및 보안 문제를 포함하여 상당한 위험을 초래합니다. 이것은 세계적인 규모의 문제입니다. 월스트리트의 가장 큰 은행들은 이미 직면했습니다. 총 10억 달러의 벌금 직원들이 암호화된 메시징 앱을 사용하여 통신하고 비즈니스를 수행하기 때문에 영국의 FCA(Monetary Conduct Authority)는 회사에 경고합니다. 대안을 찾기 위해 왓츠앱.

직원 커뮤니케이션의 새로운 물결을 해결해야 하는 것은 규제 산업에 종사하는 사람들만이 아닙니다. 민간 부문을 포함한 모든 유형의 조직은 직원이 전자 통신 응용 프로그램에 지나치게 의존할 때 위험에 노출될 수 있습니다. 비즈니스 위험 외에도 이러한 서비스의 보안되지 않은 특성으로 인해 중요한 증가하다 성희롱, 인종차별에 이제 중요하고 필요한 비즈니스 채널에 대한 시장 남용. 온라인 트롤링은 보편화되었으며 불행히도 오늘날의 재택근무 문화에 스며들었습니다. 물리적으로 떨어져 있는 것이 인종차별이나 성차별 사건의 수를 줄인 것이 아니라 미세한 공격을 증가시켰습니다.

전자 커뮤니케이션 애플리케이션과 관련된 이러한 위험을 완화하고 시장 남용에 대처하기 위해 기업은 이러한 채널 내의 데이터를 모니터링하고 이해하여 컨텍스트를 해독하고 금지된 활동이 발생하는지 여부를 확인하는 데 집중해야 합니다. 커뮤니케이션 채널을 통한 대화는 항상 작업장에서의 부정 행위에 대한 흔적을 남기므로 조직은 이러한 애플리케이션 내에서 발견된 데이터를 적절하게 관리하고 모니터링할 수 있는 기술 지원 도구를 보유해야 합니다.

커뮤니케이션 애플리케이션 스프롤

이제 조직은 직원과 소중한 고객 모두의 커뮤니케이션 기대치를 충족하기 위해 정책과 절차를 조정해야 합니다. 그렇지 않으면 계속해서 그렇게 하지 않은 대가를 치러야 합니다. 이는 조직이 내부적으로 그리고 클라이언트 및 고객과 커뮤니케이션하기 위해 지속적으로 새로운 커뮤니케이션 채널을 추가하고 있음을 의미합니다. 오늘날 사람들은 역사상 그 어느 때보다 더 많은 장치와 채널을 사용하고 있기 때문에 조직이 누가 무엇을 말했는지, 어떤 정보가 공유되는지, 그 정보가 어디에 퍼지고 있는지 감시하는 것이 훨씬 더 어려워졌습니다.

WhatsApp, Zoom, Slack 및 기타 전자 통신 채널은 팬데믹 기간 동안 비즈니스 연속성과 협업을 위해 필요하게 되었으며, 이제 엄청난 위험과 위험에도 불구하고 치약을 다시 튜브에 넣을 수 없습니다. 규정 준수 그리고 보안 이러한 채널과 관련된 문제. 이러한 도구는 직원 협업에 필요했던 시기에 등장했지만 최근 생존와이 의 기업 직원은 지난 1년 동안 사용할 수 있는 다양한 채널에도 불구하고 응답자의 절반 이상이 공동 작업 도구가 문제라고 생각한다고 밝혔습니다. 직원의 생산성을 유지하고 비즈니스를 위험으로부터 보호하려면 커뮤니케이션 채널을 단순화하고 내부 및 고객에게 가장 적합한 것을 선택하고 불필요한 것으로 간주되는 것을 제거하는 것이 가장 좋습니다.

조직에서 통신 채널을 사용할 수 있거나 사용할 수 없는 매개변수를 정의하면 다음 단계는 향후 문제가 발생할 경우를 대비하여 모든 대화가 악의적인 행동에 대해 모니터링되고 보관되도록 하는 것입니다. 역사적으로 전화 및 이메일 대화만 보관하면 되었을 때 조직은 일반적으로 현장 보관 소프트웨어를 사용했습니다. 그러나 비디오 대화, 문자 메시지 및 기타 유형의 전자 통신도 고려해야 하는 오늘날의 진화된 비즈니스 커뮤니케이션 세계에서는 클라우드 지원 팬데믹 이전의 그러한 움직임을 고려하지 않았을 많은 조직에 솔루션이 필요하게 되었습니다.

데이터 유출

규제 기관의 벌금과 유독한 작업장에 대한 가능성 외에도 이러한 커뮤니케이션 채널은 특히 중요한 비공개 정보(MNPI)와 관련하여 비즈니스를 위협하는 데이터 유출로 이어질 수 있습니다. MNPI가 잘못된 손에 들어가면 시장 남용과 같은 사악한 활동이 종종 뒤따릅니다. 이를 방지하기 위해 보안 팀은 어떤 직원이 어떤 정보에 접근할 수 있는지 결정하기 전에 MNPI로 간주되는 언어 및 메시징에 대한 매개 변수를 개발해야 합니다. 거기에서 최신 능동적 감시 기술은 부적절하게 언급된 MNPI에 대해 경고할 수 있어야 감시 팀이 이를 해결할 수 있습니다.

대화를 데이터로 보기

오늘날 조직은 직원의 전자 통신 채널을 보안 및 규정 준수 문제를 포함하여 선제적으로 설명하지 않으면 비즈니스를 마비시킬 수 있는 위험이 가득한 데이터 허브로 간주해야 합니다. 이를 더욱 복잡하게 만드는 것은 전자 통신 채널이 진화하고 있다는 것입니다. 오늘날 사용되는 것이 미래에는 사용되지 않을 것이기 때문에 솔루션은 미래의 문제가 발생하고 발전함에 따라 이를 해결하기 위해 적응할 수 있어야 합니다.

커뮤니케이션 채널이 오늘날의 비즈니스 시대에 적응한 것처럼 조직을 보호하는 데 필요한 솔루션도 진화하고 있으며 매일 새로운 첨단 솔루션이 시장에 출시되고 있습니다. 핵심은 조직이 이러한 비즈니스 커뮤니케이션 변화의 중요성을 인식하고 있다는 것입니다. 이러한 전자 통신 채널은 비즈니스가 진행되는 곳이므로 통신 데이터를 모니터링하고 보호하는 것이 조직의 핵심 기능이어야 합니다.

의심할 여지 없이 전자 통신 채널은 오늘날의 기업이 의존하는 큰 이점을 제공합니다. 그러나 규제 및 평판 측면에서 큰 위험이 따르며 제대로 설명하지 않으면 비즈니스가 망가질 수 있습니다.

Shiran Weitzman은 CEO이자 공동 창립자입니다. 방패.