[ad_1]
비즈니스 프로세스와 재무 운영의 디지털화는 특히 빠르게 진행되고 있습니다. 이러한 배경에서 점점 더 많은 기업이 온라인 급여 명세서 사용으로 이동하고 있습니다.
급여 소프트웨어 비즈니스 프로세스를 보다 효율적이고 비용 효율적으로 만들 수 있습니다.
결국 이러한 유형의 일상적인 작업으로 비용을 절감할 수 있다면 신제품 개발 및 인수에 투자할 수 있습니다.
그리고 이것은 온라인 급여 명세서가 작동하는 곳입니다.
이 기사에서는 귀하의 비즈니스가 종이 급여 명세서에서 벗어나 온라인 접근 방식으로 전환하는 것을 고려해야 하는 이유를 설명합니다.
또한 직원이 혜택을 받는 이유와 이러한 변화가 규정 준수에 어떻게 도움이 되는지 강조합니다.
다루는 내용은 다음과 같습니다.
온라인 급여명세서란 무엇입니까?
전자 급여명세서 또는 e-급여명세서라고도 하는 이들은 이름에서 알 수 있듯이 전통적인 종이 급여명세서의 전자 버전으로 온라인 형식으로 동일한 정보를 모두 포함하고 있습니다.
그러나 여기에는 비즈니스와 직원 모두에게 많은 혜택이 포함됩니다.
온라인 급여명세서 vs 종이 급여명세서
종이 버전과 달리 온라인 급여 명세서를 인쇄하여 게시할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 종이와 우표를 절약할 수 있을 뿐만 아니라 인건비도 절감할 수 있습니다.
CIPP(Chartered Institute of Payroll Professionals)의 설문 조사에 따르면 질문한 사람의 83percent가 급여 명세서를 온라인으로 작성하여 돈을 절약했습니다..
디지털 마케팅 대행사의 재무 관리자인 Julie Rodrigues는 “모든 급여에 들어가는 변수가 너무 많아 수동으로 입력하고 반복하는 데 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.”라고 말합니다. 할람.
“그래서 이를 자동화하는 솔루션을 갖는 것은 매우 유익했고 많은 시간을 절약해 주었습니다. 그 결과 급여와 관련하여 훨씬 더 효율적이고 민첩해졌습니다.
“지금 필요한 것은 내가 그것을 승인하는 것뿐입니다.”
종이 급여 명세서를 인쇄할 필요가 없기 때문에 다른 이점도 있습니다.
환경적 이점과 쉬운 접근성
모든 분야의 모든 규모의 회사가 녹색 자격 증명을 개선하기 위해 노력함에 따라 전자 수단으로 전환하면 종이 사용량을 줄일 수 있습니다.
이것은 보다 환경 친화적인 회사에서 일하고 싶어하는 직원들에게 동기를 부여하고 영감을 줄 수 있습니다.
소비자는 상호 작용하는 조직의 친환경 자격 증명에도 관심을 가지므로 귀사의 프로필에도 비슷한 영향을 미칠 수 있습니다.
“직원의 급여 명세서와 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다.”라고 Rodrigues는 말합니다. “그들은 이메일이나 앱을 통해 액세스할 수 있고 급여 명세서를 보관하고 보관할 수 있는 한 곳은 말할 것도 없고 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다.
“더 이상 침대 옆 탁자나 서랍을 뒤지지 않아도 됩니다.
“트렌드는 저에게 분명합니다. 우리 모두는 오래된 비즈니스 운영 방식을 자동화된 솔루션으로 대체하려고 합니다. 급여 명세서를 인쇄하지 않고 봉투에 붙이는 환경적 이점은 말할 것도 없습니다.”
데이터 유출 및 해킹 공격이 항상 존재하는 위협이지만 온라인 급여 명세서는 책상 위에 두지 않고 주머니나 파일에서 떨어지지 않기 때문에 이전 종이보다 더 안전합니다.
IT의 모든 측면과 마찬가지로 회사의 사이버 보안 소프트웨어 및 절차는 정기적으로 업데이트되지만 이것이 사실이라고 가정하면 급여 기능의 이러한 측면에 대해 더 확신을 가질 수 있습니다.
거의 모든 데이터와 마찬가지로 급여 정보는 클라우드에 저장스토리지의 필요성을 줄이고 권한이 있는 당사자가 정보를 원할 때 언제 어디서나 액세스할 수 있도록 합니다.
직원이 온라인 급여 명세서로 혜택을 받는 방법
온라인 급여 명세서는 직원들에게도 혜택을 제공합니다.
권한이 없는 사람이 급여 명세서 세부 정보를 보는 것이 더 어려울 것이라는 점에서 안심할 수 있지만 실제로는 이 정보에 더 많이 액세스할 수 있습니다.
업무의 거의 모든 측면에서와 마찬가지로 종이를 손에 들고 있어야 하는 대신 직원은 데스크톱 컴퓨터나 휴대 전화 및 태블릿과 같은 휴대용 장치에서 언제든지 급여 명세서를 확인할 수 있습니다.
이 후자의 옵션은 자주 사무실 밖에서 일하거나 집에서 일하거나 창고 및 소매 공간에서 역할을 담당하는 직원에게 특히 유용합니다.
James Carfell은 “급여 명세서 작성의 진짜 문제는 우리 팀이 사무실이 아닌 전국에 흩어져 있을 수 있다는 점이었습니다.”라고 말합니다. 그는 HR 관리자입니다. 콜리어 루핑런던과 Surrey에 있는 루핑, 홈통, 처마돌림 및 밑면 설치업체.
그는 “따라서 전자 급여명세서를 통해 모든 사람이 온라인 포털에 액세스하여 세부 정보와 지급 여부를 확인할 수 있습니다.
“직원은 일반적으로 급여 명세서를 서랍에 넣어 공간을 막거나, 제대로 보관하지 않으면 휴지통에 들어가거나 없어집니다.
“전자 형식은 한 번의 간단한 로그인으로 걱정이나 문제가 없다는 것을 의미합니다. 필요할 때마다 확인할 수 있고 변경 사항을 확인하기 위해 이전 급여 명세서로 돌아갈 수 있음을 의미합니다.”
종이가 없으면 제출도 없습니다. 따라서 귀하의 비즈니스는 서류 캐비넷 공간과 같은 비용이 많이 드는 물리적 스토리지를 급여 명세서에 할당할 필요가 없습니다.
귀하 또는 귀하의 직원이 과거 데이터를 확인해야 하는 경우(예: HMRC 또는 모기지 대출 기관의 경우) 해당 정보는 몇 초 안에 화면에서 사용할 수 있습니다.
한편, HR 및 재무 직원은 직원의 과거 급여를 검색할 필요가 없습니다.
James는 “과거의 급여 명세서 데이터가 마음에 듭니다.”라고 말합니다. “이를 통해 급여 인상의 차이 또는 체육관 멤버십 변경 사항을 설명할 수 있습니다.
“또는 누군가에게 6개월 분량의 정보를 제공해야 하는 경우 인쇄를 누르기만 하면 됩니다.”
급여에 대해 자세히 알아보기
온라인으로 이동
이스토리아 그룹스스로를 “창작 에이전시의 집합체”라고 표현하는 과 그 자회사는 급여 소프트웨어 몇 년 동안.
현재 5개의 활성 급여가 있으며 2018년 직원을 위한 온라인 액세스로 전환했습니다.
이 시점은 회사의 종이 급여 명세서 재고가 부족하고 관리 및 물리적 서류 작업을 줄이려는 욕구와 일치했습니다.
Istoria의 재무 그룹 책임자인 Mark Riggott는 “이동 자체의 관점에서 보면 직원 이메일 주소를 포함한 모든 데이터가 최신 상태인지 확인한 후 간단한 작업이었습니다.”라고 말합니다.
각 급여가 확정되면 직원이 급여를 받는 날에 볼 수 있도록 급여 명세서가 업로드됩니다.
Mark는 다음과 같이 덧붙입니다. “그들은 또한 보고 다운로드할 수 있습니다. P60s ~에서 세금 연도 말.
“대부분의 직원에게 온라인 액세스는 순조로운 전환임이 입증되었습니다.
“아직 온라인 급여 명세서로 전환하지 않은 기업의 경우 수동으로 급여 명세서를 인쇄하고 봉투에 채우는 번거로움을 피하기 위해서만 그렇게 하는 것이 좋습니다.”
온라인 급여 명세서 및 GDPR
데이터 보안의 근본적인 개혁으로, 일반 데이터 보호 규정 (GDPR)은 비즈니스의 모든 측면에 영향을 미칩니다(영국이 더 이상 유럽 연합의 일부가 아니지만 GDPR 조항은 2018년 데이터 보호법의 일부로 영국 법률에 통합됨).
여기서 중요한 점은 급여 명세서에 직원의 개인 데이터가 포함되어 있다는 것입니다.
따라서 GDPR을 준수하기 위해 급여 부서는 무엇보다도 급여를 완료할 목적으로만 정보를 수집하도록 해야 합니다.
급여 관리국과 같은 외부 공급자는 고객을 위해 동일한 작업을 수행해야 합니다.
또 다른 요구 사항은 데이터를 안전하게 유지하고 최신 상태로 유지하는 것입니다. 급여 데이터를 보호한다는 것은 데이터가 저장될 때뿐만 아니라 예를 들어 이메일로 전송될 때도 안전하다는 것을 의미합니다.
급여가 전송되는 이메일 주소를 확인하는 것이 필수적일 뿐만 아니라 비밀번호로 보호하는 것이 급여 명세서 및 GDPR과 관련된 규정을 준수할 가능성이 더 큽니다.
각 이메일 수신자는 자신의 비밀번호를 가지고 있어야 합니다.
급여를 처리하는 데 필요한 기간 동안만 데이터를 보유해야 합니다. 또한 외부 공급자는 고객 또는 고객의 직원이 요청할 때마다 개인 데이터에 액세스할 수 있도록 허용해야 합니다.
발송된 급여 명세서는 급여 소프트웨어 제공업체의 서버에서 삭제되어야 합니다. 보안 포털을 사용하면 보안 및 GDPR 규정 준수에 도움이 될 수 있습니다.
급여 명세서 포털은 직원들이 급여 명세서를 볼 수 있는 안전하고 편리한 방법으로 이메일 대신 회사에서 점차 인기를 얻고 있습니다. P60과 같은 다른 문서도 여기에 보관할 수 있습니다.
임명 데이터 보호 책임자 온라인 급여 정보 이동의 보안 및 기밀성에 대한 우려를 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
급여를 사내에 유지하는 것과 아웃소싱하는 것
귀하의 비즈니스가 기술을 최대한 활용하고 이를 보장하기 위해 급여를 온라인으로 마이그레이션하기 시작할 때 규정을 준수합니다고위 경영진, HR 부서 및 재무 부서는 이 서비스를 사내에서 제공할지 아니면 외부 부서를 사용할지 고려해야 합니다.
소규모 기업은 대규모 조직과 달리 필요한 리소스와 기술 및 법적 지식이 없을 수 있기 때문에 온라인 급여 명세서 및 급여에 대해 외부 공급자를 고려하기를 원할 수 있습니다.
다른 경우에는 내부 프로세스 유지. 그것이 당신이 선택한 것이라면 직원을 위한 교육을 준비하고 그들의 요구에 가장 적합한 소프트웨어를 소싱해야 합니다.
그러나 작업은 여기서 멈추지 않습니다.
직원의 지식과 소프트웨어가 정기적으로 업데이트되는지 확인하는 것이 중요합니다(a 클라우드 급여 솔루션 후자의 경우 이 작업을 쉽게 수행해야 하지만 소프트웨어 제공업체에 확인하십시오) 최신 규정을 준수하는지 확인하십시오.
온라인 급여 명세서에 대한 최종 생각
온라인 급여 명세서는 모든 규모의 비즈니스, 특히 중소기업에 비용을 절감하고 데이터 보안을 개선하며 직원의 삶을 더 쉽게 만들 수 있는 기회를 제공합니다.
귀하와 귀하의 팀은 급여 프로세스를 사내에서 수행할지 아니면 공급자에게 아웃소싱할지 여부를 식별해야 합니다.
또한 비즈니스가 데이터 보호 규정을 준수하는지 확인해야 하며 새로운 개발과 마찬가지로 팀이 직원과 효과적으로 통신하도록 해야 합니다.
여기에는 근거를 설명하고 필요한 경우 교육을 제공하여 동의를 얻고 온라인 급여 명세서로 전환하면 비즈니스 내 모든 사람에게 혜택이 있음을 명확하게 입증하는 것이 포함됩니다.
편집자 주: 이 기사는 2019년 8월에 처음 게시되었으며 관련성을 위해 업데이트되었습니다.
소기업을 위한 최고의 급여 가이드
직원을 고용할 준비가 되었으며 소기업의 급여 처리에 도움이 필요하십니까? 이 핵심 작업을 잘 수행하기 위한 조언을 보려면 이 가이드를 읽으십시오.
[ad_2]
Source_