비즈니스 비상 계획: 재해가 발생하기 전에 해야 할 일

경제 재난을 생각할 때 무엇이 ​​떠오릅니까? 오늘날 많은 사람들에게 이것은 세계적인 유행병 또는 다가오는 경기 침체입니다. 팬데믹이 시작된 지 2년이 넘었고, 간신히 살아남은 소상공인 여전히 도전에 직면. 그러나 부정적인 경험에서 비롯된 많은 교훈과 혁신적인 아이디어가 있습니다.

자연 재해와 전 세계적 유행병에서 지도자의 사망에 이르기까지 예상치 못한 사건은 우리의 삶과 생계를 방해할 수 있습니다. 비즈니스에 영향을 미치는 부정적인 사건에 대해 생각하는 것을 좋아하지 않을 수도 있지만 비즈니스 비상 계획. 이 실행 계획은 전반적인 비즈니스 개선, 위험 평가 및 위기 관리를 포함하는 사전 전략입니다.

올바른 비즈니스 연속성 관행을 마련하면 예상치 못한 이벤트의 잠재적 영향을 완화하고 건전한 비즈니스를 계속 성장시킬 수 있습니다.

재해 전후에 작동하는 프로세스 통합

재해가 발생하기 전에 준비하는 한 가지 방법은 재해 발생 시 쉽게 이전할 수 있는 일반 비즈니스 운영에서 프로세스와 프레임워크를 사용하는 것입니다. 예상치 못한 사건에 대한 계획의 문제 중 일부는 단어 자체에 있습니다. 발생하기 전에는 볼 수 없습니다. 그러나 귀하와 귀하의 팀이 재해 유형에 관계없이 사용할 수 있는 특정 워크플로 프로세스에 이미 익숙하다면 어떤 일이 발생할지 예측할 필요가 없으며 시스템이 계속 작동할 것이라고 신뢰할 수 있습니다.

체크리스트 시스템부터 원격 근무, 투명한 커뮤니케이션까지 현재 비즈니스를 개선할 수 있는 방법에 집중하세요. 이것은 재난 이전에서 재난 이후로 보다 원활하게 전환하는 데 도움이 될 것입니다.

체크리스트를 수용하는 비즈니스 만들기

인쇄 및 디자인 회사 음매 COVID 전염병으로 큰 타격을 입은 많은 비즈니스 중 하나였습니다. 그들이 다양한 직원 및 비즈니스 변화를 극복하는 데 도움이 된 한 가지는 체크리스트 시스템. 타라 맥기치, foMoo의 글로벌 영업 전략 이사는 경험 수준에 관계없이 체크리스트 사용의 중요성을 강조합니다.

Atul Gawande의 안내에 따라 체크리스트 선언문, 맥기치 Moo의 팀은 신입 사원 온보딩부터 월별 영업 마감 프로세스 및 리드 할당에 이르기까지 모든 것에 체크리스트를 사용했습니다. 이러한 체크리스트와 시스템을 정상적인 운영에 통합함으로써 팬데믹으로 인해 무급휴직과 정리 해고가 발생했을 때 팀이 공석 역할을 수행하고 채울 수 있도록 준비했습니다.

구현하는 체크리스트나 프로세스가 무엇이든, 일상적인 역량이 아니라면 적어도 한 달에 한 번씩 운영을 연습해야 합니다. 분기별 또는 더 나쁘게는 매년 검토하는 경우 팀에서 각 프로세스의 세부 정보를 기억하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 그러다가 사업 차질이 생겼을 때 재난이 닥쳤을 때 개발한 시스템을 사용하려는 노력은 득보다 실이 많을 수 있습니다.

가능한 비즈니스 위험 목록 작성 및 구성

예상치 못한 재해는 예측하거나 계획하기 어렵지만 발생할 수 있는 알려진 잠재적 위험이 많이 있습니다. 비즈니스 비상 계획을 통해 이러한 위험에 대비하십시오. 비즈니스에 영향을 줄 수 있는 가능한 비즈니스 위험 및 재해 목록을 작성하십시오. 그런 다음 이 목록을 사용하여 중대한 차질에 대한 명확한 비즈니스 비상 계획을 개발하십시오.

비상 계획 유형에 따라 위험을 구성합니다. 여기에는 환경 재해, 기술 실패 또는 위반, P가 포함될 수 있습니다.R 파탄 또는 개인 상해 또는 건강 차질. 그런 다음 심각도 및 가능성별로 목록을 추가로 구성할 수 있습니다. 수행 비즈니스 영향 분석 비즈니스의 어떤 시스템과 프로세스가 어느 정도 영향을 받을지 결정합니다.

전자상거래 회사가 있는 경우 데이터 유출은 가능성이 높고 심각도가 높은 이벤트입니다. 반면에 짧은 정전은 가능성이 낮고 심각도가 낮은 이벤트입니다. 고객과 재무 보안에 큰 영향을 미칠 수 있는 데이터 유출 또는 주요 기술 오류에 대한 비상 계획 개발의 우선 순위를 정하십시오.

팀이 직면할 수 있는 잠재적 문제 개요

잠재적인 위협 목록을 만든 후에는 부정적인 사건의 결과로 나타날 수 있는 문제를 간략하게 설명하십시오. 효과적인 비즈니스 비상 계획을 개발하려면 어떤 문제가 발생하고 어떻게 해결할 수 있는지 알아야 합니다. 재해가 닥쳤을 때 발생할 수 있는 일반적인 문제와 비상 계획에 포함할 수 있는 솔루션은 다음과 같습니다.

• 공급망 문제 – 백업 공급업체를 지정하고 공급업체용 연락처 시트를 유지합니다.
• 동료 보상 부족 – 대기 중인 프리랜서 또는 계약자를 고용합니다. 모든 사람이 언제 누구를 위해 보호하는지 알 수 있는 시스템을 만드십시오.
• 비상 추적 – 직원 안전을 추적하기 위해 합의된 커뮤니케이션 도구를 개발합니다.
• 건물 인프라 손상 – 추가 피해를 방지하기 위한 대피 계획 및 체크리스트를 작성합니다(예: 근처에 산불이 났을 때 가스를 끄는 등).
• 웹사이트 오류 – 예기치 않은 트래픽 유입이나 결함이 있는 서버로 인해 웹사이트에 백업 서버 옵션이 있거나 대기 중인 IT 팀이 있는지 확인하십시오.
• 데이터 유출 – 고객 및 비즈니스 정보를 보호하기 위한 보안 조치를 강화합니다.
• 지식 격차 – 모든 작업에 대한 절차 설명서를 보관하십시오.
• 탈진 – 충분한 PTO를 제공합니다. (예를 들어, Verblio의 CEO인 Steve Pockross는 “지난 금요일 휴무” 전체 사무실이 매월 마지막 금요일에 쉬는 정책. 공동 휴가는 직원이 혼자 휴가를 내고 회사에 없는 동안 무언가를 놓치고 있을 때 일반적으로 느끼는 스트레스를 줄여줍니다.)
• 직업 안정성 문제 – 경제적 혼란 속에서 귀하의 산업은 정리 해고와 재정 문제의 물결을 경험할 수 있습니다. 가능하면 사람들에게 정보를 제공하고 불안을 줄이기 위해 사업이 재정적으로 어떻게 운영되고 있는지에 대한 투명성을 유지하십시오.

비즈니스 연속성을 강조하는 비상 계획 수립

효과적인 비즈니스 비상 계획은 모든 비즈니스 요구 사항을 고려하고 비즈니스를 계속 운영하고 성장시킬 수 있는 방법을 개략적으로 설명합니다. 사용 여부 비상 계획 템플릿 재해 복구 계획을 설정하는 몇 가지 주요 방법은 다음과 같습니다.

• 백업 계획을 실행해야 하는 상황을 정의합니다.
• 일반적인 비상 대비 체크리스트를 작성하십시오.
• 잠재적인 재해 또는 부정적인 상황에 대한 구체적인 체크리스트를 개발하십시오.
• 모든 복구 전략에 대해 팀에 즉각적인 작업을 위임합니다.
• 중요한 계정에 액세스할 수 있는 팀원을 결정합니다.
• 다음에 대한 리소스 목록을 컴파일합니다. 재정 지원 (긴급 대출).
• 모든 직원의 비상 연락처 목록을 인쇄하고 유지하십시오.

예를 들어 Lauren Walter는 온라인 낙관주의, 뉴올리언스에 본사를 둔 디지털 회사입니다. 그들은 최근에 허리케인 Ida의 영향을 받아 고객 커뮤니케이션과 프로젝트 관리 노력이 차질을 빚었습니다. 결과적으로 재난 커뮤니케이션 계획과 언어를 대내외적으로 표준화해야 했습니다.

비즈니스 비상 계획에 대해 다른 사람들과 협력하십시오.

행동 방침을 설정했으면 팀, 전문가 및 이해 관계자와 함께 백업 계획을 검토하여 최종 승인을 받으십시오. 모든 직원이 계획에 액세스하고 기여할 수 있는지 확인하십시오. 재난이 닥쳤을 때 패닉을 예방하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 각 개인은 계획을 개선하기 위한 고유한 관점을 제공할 수 있습니다.

Walter는 마케팅 팀이나 고객과 같이 리더십 위치에 있지 않은 사람들을 포함하여 모든 사람과 계획에 대해 협력할 것을 권장합니다. 더 많은 사람들과 협업할수록 지식 격차를 채울 가능성이 높아집니다. 온라인 낙관주의를 위해 그들은 허리케인 카트리나 기간 동안 뉴올리언스에 살고 있던 사람들이 그들의 경험에서 귀중한 통찰력을 제공할 수 있다는 것을 깨달았습니다.

계획이 승인된 후에도 새로운 위험을 계속 모니터링하고 필요에 따라 비상 계획을 업데이트하십시오. 우리가 살고 있는 세상에 대응하여 비즈니스가 발전함에 따라 계획도 발전해야 합니다.

“계획 B” 브레인스토밍 목록 유지

팀과 함께 보관하고 자주 참조할 수 있는 유용한 목록이 하나 더 있습니다. 바로 “계획 B”입니다. COVID 팬데믹 동안 많은 사람들이 그랬던 것처럼 세상이 완전히 바뀌면 비즈니스 피벗 목록이 비즈니스 연속성을 확립하는 데 도움이 될 수 있습니다. 회사가 미래를 위한 혁신적인 아이디어를 브레인스토밍할 시간을 따로 마련하십시오. 필요하거나 기회가 있는 경우 어떻게 확장하거나 적응하고 새로운 시장에 진입할 수 있는지 고려하십시오.

팬데믹으로 인해 CEO인 Tomek Młodzki는 포토에이드, 직접 사진 부스를 폐쇄해야 했습니다. 운 좋게도 그들은 이미 사진 서비스의 앱 버전을 만들기 시작했습니다. 이제 비즈니스가 계속될 뿐만 아니라 가상 서비스를 사용하려는 사람들에게 매우 도움이 될 것입니다.

지원하는 리더가 되십시오

재난이나 좌절에 관계없이 모든 성공적인 비즈니스 리더가 하는 한 가지는 직원을 지원하는 것입니다. 사업을 운영하기 위해 고용하고, 함께 일하고, 비용을 지불하는 사람들의 정신적, 신체적 건강을 보호하는 것이 중요합니다. 스트레스가 심한 시기에 직원들은 명확한 지침과 공감을 기대합니다. 효과적인 비즈니스 리더는 직원들이 어려운 경험을 처리하는 데 필요한 시간을 할애하도록 격려한 다음 스스로 리더가 될 수 있도록 권한을 부여합니다.

을 위한 현재 Animalz의 임시 CEO인 McGeachey는 이 지침이 그녀의 리더십 팀에게 충분한 수면을 취하고, 물을 마시고, 큰 어려움이 있을 때 운동하도록 상기시키는 것만큼 간단하고 명백할 수 있습니다. 맥기치 알일이나 동료를 당연하게 여기지 않고 정기적으로 감사를 표합니다. 이러한 모든 조치는 그녀의 팀이 재해를 처리하는 데 필요한 신뢰와 확신을 구축합니다.

귀하의 임무는 성공적인 비즈니스를 운영하는 것입니다. 이러한 성공의 일부는 신뢰를 구축하고 팀의 복지를 개선할 때만 가능합니다. 지원하는 리더로서 개방적이고 정직한 의사소통을 유지하고 함께 협력하여 비즈니스의 안전을 강화할 비즈니스 비상 계획을 수립하십시오.